İnsan Kaynakları ve RPA Kullanımı

İK’da RPA Kullanımı

RPA Sistemleri sayesinde işletme bünyesinde bulunan İK Departmanları, süreçlerini otomatikleştirerek tekrar eden iş süreçlerini ve çalışanların motivasyonunu düşürecek iş süreçlerini otomatik hale getirerek kaybedilen zamanı geri kazanıyor. İnsan kaynakları departmanı hep tekrar eden iş süreçleri olan bir departmandır. RPA Sistemleri sayesinde büyük zaman tasarrufu sağlayabilmektedir. Aynı zamanda bu sistemler ile maliyetlerde de azalma sağlanır.

  İK Departmanı içerisinde RPA kullanılma tercihleri:

1. Maliyetlerde tasarruf sağlamak,
2. Verimlilikte artış sağlamak,
3. Kaliteli iş süreçleri oluşturmak,
4. Ölçümlenebilir ve denetlenebilir bir sistem olması,
5. Çalışan kişilerin motivasyonunun daha verimli kullanılmasını sağlamaktır.

RPA Sistemleri İK Departmanları içerisinde olan bordro, izin yönetimi, tazminat gibi iş süreçlerini destekleyerek, İK Departmanının büyümesini sağlar. RPA Sistemleri, İK Departmanı için iş süreçlerini verimli hale getiren ve destekleyen bir sanal asistan gibi kabul edilir.

RPA Sistemleri, İK Departmanı İçerisinde Hangi İş Süreçlerinde Kullanılır?

• RPA Sistemleri, işletme içerisinde boş bir pozisyon açıldığı andan itibaren bu pozisyon için gelen tüm başvuruları inceler. Başvuruların taramalarını yaparak mülakatları planlar.

• Başvuru yapanların durumları hakkında bilgilendirmeler yapar. Ayrıca başvuru yapanları olabilirlik açısından sınıflar.

• RPA Sistemleri, başvuru yapanların başvuruları ile ilgili süreçleri otomatikleştirir.

• İlk günden işe başlayacak kişiler için farklı sistemlerde bilgi aktarımı yapar.

• Performans değerlendirme belgelerini işletme içerisinde ilgili kişilere gönderir. Bu belgelerin sonuçlarını inceler ve bunları kaydeder. Çalışanları sonuçlarına göre değerlendirir ve onlara geri bildirimlerde bulunur.

• Bordro girişlerini kontrol eder.

• Bildirim göndererek çalışanları çeşitli konularda bilgilendirir.

• Düzenli anketler yapar, bu anket sonuçlarına göre raporlar oluşturur ve yönetimi bilgilendirir.

• Kendisine gönderilen verileri kontrol edip tanımlar ve ilgili yerlere aktarır.

• İşletme içerisindeki şikâyet süreçlerini takip eder ve bu şikayetlerin erken sonuca bağlanmasını sağlar.

• Çalışanların hareketlerini gözlemler ve günlük izin kullanımlarını tespit eder.

• Hataları düzeltmeye yardımcı olarak iş süreçlerinin kalitesini ve verimliliğini arttırır.

• Çok sayıda dosyanın içerisinde veri ayıklaması yapar. Veri kirliliğini önler.

• Raporların doğru bir şekilde oluşturulmasını sağlamak için veri yakalama ve temizleme işlemlerini yapar.

• RPA Sistemleri, karışık iş süreçlerinin raporlama faaliyetlerini hızlı ve kolay bir şekilde yapabilir.

• Tekrarlanan ve işletme için kesin olarak yapılacağı bilinen standart giderlerin otomatik olarak onayını verir.

• Çok sayıda sistemi kontrol ederek bu sistemlerin içerisinde düzenlemeler yapar, mülakatları belirler, e-posta iletir. Gerekirse manuel kontrol için bildirim oluşturur ve hata yapılmasını engeller.

Hangi İş Süreçleri RPA’ya Aktarılabilir?

                İşletme içinde oluşan boş pozisyonlara personel alımları direkt RPA Sistemleri ile yapılabilir. Yapılan tüm veri girişleri veya çıkışları RPA Sistemi ile kontrol edilebilir. Personelin işe alımından sonra yapılacak tüm operasyonel işlemlerin tamamı da RPA Sistemleri ile yapılır. Rutin ve kendinin hep tekrar eden işleri RPA Sistemleri ile kontrol ederek çalışanların çalışma arzu ve motivasyonları daha verimli olarak kullanmak mümkün olur.