RPA Kullanım Alanları

Görevleri otomatikleştirmek için kullanılan RPA hem ofiste hem de büroda çok büyük kolaylık sağlamaktadır. Yaygın olarak karşılaştığımız RPA örneklerinden bazıları veri girişi ve çıkışı fatura işleme gibi otomasyonlardır. Farklı departmanlar ise satış, insan kaynakları operasyonlar vb.  kullanan sektörler ise bankacılık, taşıma, sanayi, sağlık, sigortacılık, perakende vb.

Ortak iş süreç faaliyetlerini 6 madde ile açıklayabiliriz. Bu maddeler ise aşağıdaki gibi sıralanabilir.

1. Tekliften Nakite

Her işletmenin satması gerekir satışın ise operasyon tarafında bazı sorunlar bulunmaktadır. Bunlar ise  maliyet müşteri şikayetleri ve büro hatalarıdır. Bu sebeplerden dolayı ise düşük fiyatlara satışlar yapılması kaçınılmazdır. Tüm satış operasyonları sürecin otomatikleştirme bize hata oranlarını minimize etmemize müşterilere daha sağlıklı ve daha hızlı hizmet sunmamıza ve maliyetleri düşünmemize yardımcı olur.

Tedarikten ödeme sürecine tedarikçi e-postaları yerdi müşteri ilişki yönetimi banka satıcı lojistik şirketleri gibi çok fazla sistemden fatura ve ödeme verileri çıkartılır ve bunlar kolay entegrasyon yöntemi sağlanmadığında bir tür el emeği içerirler. RPA botları ise entegrasyonlar arasındaki boşlukları doldurabilir ve bu sayede çalıştıkları için de entegrasyonları otomatikleştirmenin kolay bir yolunu sağlayabilirler.

2. Veri Taşıma ve Veri Girişi

Eski sistemler şu an bile şirketlerdeki kritik işlevleri yerine getiriyor. Örneğin eski faturalandırma sistemleri diğer sistemler ile ara yüz oluşturmaları gerekiyor ve bu sistemler veri çekme yeteneğine sahip olmayabiliyorlar. Böyle durumlarda ise manuel olarak veri girişi yapılıyor ve bu nedenle de bazı hatalar ortaya çıkabiliyor fakat RPA bu hataların önlenmesine olanak sağlıyor. Veri güncellemeleri ,insan kaynakları,  müşteri hizmetleri, pazarlama gibi çok fazla departmanda sürekli değişen müşteri ya da personellerin verilerini sürekli güncel tutmaları gerekmektedir. Formların ve e-postadan ilgili verileri otomatik olarak güncellemek için ise robotik botlar kurmak departmanların tüm verilerini doğru ve güncel kalmasını sağlayarak sağlıklı bilgiler verir.

3. Veri Doğrulama

Çoğu veri doğrulama kontrolleri veri tabanları ile görülebilir fakat RPA otomasyonunun diğer araçlardan daha uygun olduğu hatta genel kullanıma açık verilerle çapraz kontrol verileri gibi veri doğrulama görevleri de bulunmaktadır.

4. PDF’den Taranan Belgelerden ve Diğer Formatlardan Veri Çıkarma

Optik karakter tanıma ocr her formattan veri çıkarmayı mümkün kılarak veri girme ihtiyacını azaltır ve verileri çıkarmak belgeleri işlemek için RPA çözümlerine kolayca entegrasyonu sağlanabilir.

5. Periyodik Rapor Hazırlama ve Yayma

Her işletme yöneticilerini bilgilendirmek için düzenli olarak raporlar hazırlarlar bu raporlar ayda bir ya da haftada bir hazırlanır raporları hazırlamak kolaydır fakat personellerin dikkatini dağıtır ve RPA sayesinde ise raporlar kolayca otomatik olarak oluşturulur ve içerikler analiz edilerek ilgili paydaşlara e-posta yoluyla gönderilir.

6. Toplu e-Postalar Oluşturmak

Çok farklı sistemden gelen bilgilerle toplu e-posta oluşturulması zahmetli bir iştir RPA sayesinde ise bu süreç otomatikleştirilebilir.

Ticari fonksiyonlardaki faaliyetleri ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

• Satış
• Fatura Oluşturma ve Teslim Etme
• CRM Güncelleme
• Puan Kartlarının Güncellenmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi

Destek işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

1. L1 Teknik Destek
2. Düzenli Teşhis
3. Arıza Giderme
4. Yazılım Kurumları
5. Otomatik Test

Finans işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

1. Finansal Planlama
2. Banka Ekstre Mutabakatı
3. Günlük P&L Hazırlığı
4. Aday Kaynak Bulma

İK işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

• İstihdam Geçmişinin Doğrulanması
• İşe Alma ve İşe Alım Personel Sayısının Azaltılması
• Bordro Otomasyonu
• Devamsızlık Yönetimi
• İşçinin Tazminat Talepleri
• Gider Yönetimi
• İnsan Kaynakları Asistanları

Operasyon işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

• Envanter Kayıtların Güncellenmesi
• Geri Ödeme Yapılması
• Uyum

Tedarik işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

• Satıcı Kayıtlarının Güncellenmesi

Sektöre özel süreç işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

• Kredi İşleme
• Ticaret İcrası
• Lojistik Ticaret Finansmanı
• Hasar İşleme
• İtirazların İşlenmesi
• Ortak Sorgularına Yanıt Verme
• Ürün Sınıflandırılması
• Otomatik İadeler
• Ticaret Promosyonları
• Envanter Tedarik Zinciri Yönetimi

İmalat işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

• Malzeme Listesi BOM İşleme
• Envanter Kontrolü
• Teslimat Kanıtı POD

Sağlık hizmetinde işlevlerinde ki faaliyetler ise aşağıdaki gibi maddeleyebiliriz.

• Hasta Randevu Planlaması
• Analitiği Destekleyerek Hasta Bakımı Geliştirmek
• Covid-19 Sağlık Takibi ve Uyar Otomasyonu